Mitmachen!

Guide: GRT-Organisation

Schritt 1: Erste Überlegungen

Zuerst kannst du dir ansehen, ob in deiner Nähe bereits ein GRT-Event stattfindet. Du bist dir nicht sicher? Tipp: Schau dir die Karte auf unserer Homepage an!

  • Ja → Frage die verantwortliche Person. Wir stellen gerne den Kontakt zwischen euch her. Sende einfach eine Anfrage an uns mit der Location, bei der du gerne helfen möchtest. Helfen kannst du beispielsweise bei...
    ... der Organisation des Events vor Ort.
    ... der Organisation der Werbung für das Event.
    ... der Organisation der Spielrunden.
  • Nein → Weiter zu Schritt 2.

Es findet zwar vielleicht bereits ein GRT-Event in der Nähe statt, allerdings gibt es Gründe, weswegen du dich nicht dort beteiligen willst oder kassnt  und lieber etwas Eigenes auf die Beine stellen möchtest??
→ Dann melde dich bei der Event-Karte an.

Du möchtst etwas zum GRT machen, aber nicht am Tag des GRT. Also, äh, z.B. eine Woche später. Geht das?
Ein Teil des Spaßes am GRT besteht natürlich darin, dass er am GRT stattfindet. Weihnachten eine Woche später zu feiern ist ja auch irgendwie fad, oder? Wir geben uns viel Mühe damit, den GRT bekannt zu machen und für den Termin zu werben. Jedoch, sollte es nicht anders gehen, dann akzeptieren wir auch Events ein Wochenende vor den Gratisrollenspieltagen oder am Sonntag danach. Ohnehin gilt immer: Wir freuen uns über alle, die etwas machen!

Schritt 2: Vernetzung

Finde Gleichgesinnte, mit denen du zusammen ein GRT-Event auf die Beine stellen möchtest! Für den Anfang sollten 2-5 Personen ausreichen. Die sollten dann aber dazu bereit sein, am GRT vor Ort anwesend zu sein und Spielleitungen zu übernehmen.

Wie kannst du Gleichgesinnte finden?

  • In deinem Bekanntenkreis.
  • In einem örtlichen Rollenspielverein, sofern vorhanden.
  • In deinem örtlichen Spielwarenladen, der auch Rollenspielbücher führt.
  • In anderen örtlichen Rollenspiel-Communities wie etwa Facebook-Gruppen.
  • In überregionalen online Communities zu finden via der üblichen Social Media Landschaft (mehr dazu hier) oder dem Tanelorn-Forum.

Schritt 3: Location

Finde einen Ort für dein GRT-Event. Welche Anforderungen an die Location ergeben sich?

  • Größe: Idealerweise sollte es einen Tisch geben, auf dem das Material aus dem Paket ausgelegt werden kann, sowie zwei weitere Tische mit Stühlen zum Hinsetzen, Quatschen und Spielen. Daneben natürlich einige Tische, an denen gespielt werden kann. Nach oben gibt es keine Grenze.
  • Erreichbarkeit: Innenstadtnah ist natürlich besser als weit ab vom Schuss; ÖPNV-Anbindung ist gut; Parkplätze auch.
  • Umgebung: Ein gewisses Maß an Öffentlichkeit bzw. öffentlicher Sichtbarkeit ist sehr notwendig. Auch, um potentiellen Besucher*innen die initiale Hemmung zu nehmen. Daher ist ein GRT-Event in einer Privatwohnung eher schlecht möglich.

Im Zweifel: Kontaktiere uns.

Daraus ergeben sich einige konkrete Veranstaltungsorte, die sich oft anbieten:

  • Rollenspielläden
  • “Verwandte” Geschäfte wie Comic- und Brettspiel-Läden u.a.
  • Vereinsräumlichkeiten
  • Bibliotheken (z.B. öffentliche Stadtbibliothek)
  • Jugendkulturzentren oder Jugendtreffs der Stadt
  • Buchhandlungen
  • Universitätsräume und dergleichen
  • Schulen

Wie finde ich die richtige Ansprechperson, um die Location klar zu machen?
Wenn du Personen kennst, die mit den oben genannten Orten beruflich oder privat zu tun haben, ruf sie einfach an.
Wenn nicht, dann geh die Liste von oben nach unten durch und versuche die relevante Person mittels Internetsuchmaschine zu ermitteln (z.B. Google “Rollenspielladen Chemnitz”).

Was soll ich tun, wenn ich die Ansprechperson herausgefunden habe?
Am besten rufst du direkt an, da Emails eher ignoriert werden können.
Biete an, persönlich vorbeizukommen, um dich und das Event kurz vorzustellen.
Stichworte: Tischrollenspiel; gemeinsam Geschichtenerzählen; Event im gesamten deutschsprachigen Raum; komplett kostenlos - und verweise immer gerne auf unsere Homepage.
Drucke die Pressemitteilung aus und drücke sie der Ansprechperson in die Hand oder sende sie per Mail. Vergiss nicht, einige Bilder anzuhängen.
Mach den Termin fest (telefonisch oder persönlich). Schreibe dir den Namen der Ansprechperson auf, mit der du den Termin vereinbart hast.
Rufe zwei Wochen vor dem Event noch einmal die Ansprechperson an, nur um kurz zu checken, ob alles noch auf dem Schirm und fest eingeplant ist.

Schritt 4: Paket

Die Location ist klar. Wie komme ich nun an ein Paket?
Melde dich über uns mit deiner GRT-Veranstaltung an. Wir nehmen euch dann in unsere Veranstaltungsliste und -karte auf. Rechtzeitig zum GRT schicken wir euch dann Gratismaterial zu. Zu beachten ist aber, dass die Anzahl an Paketen begrenzt ist. Sollte es mehr Locations als Pakete geben, werden wir versuchen, die Pakete möglichst gut im gesamten Einflussbereich zu verteilen. Daher kann es sein, dass es Locations ohne Paket gibt.

HINWEIS:

In früheren Jahren gab es eine separate Paketbestellung, die unabhängig von der Anmeldung lief. Seit 2020 haben wir diese getrennten Vorgänge zusammengeführt – die Anmeldung genügt!
Gib eine Lieferadresse für das Paket an, bei der das Paket entgegengenommen werden kann. Je nach Situation oder Veranstaltungsort kann es sein, dass tagsüber niemand an der Adresse des GRT-Events erreichbar ist. In dem Fall (und nur dann) brauchen wir von dir natürlich eine Lieferadresse.

Schritt 5: Werbung

Sollte ich mein lokales Event überhaupt bewerben? Das ist doch so viel Aufwand…
Natürlich ist es deine Entscheidung, wie viel Aufwand du investierst, aber die Erfahrung und euer Feedback haben gezeigt, dass sich bestimmte Werbemaßnahmen besonders lohnen. Wir wissen, dass nicht alle unendlich viel Freizeit hierfür haben, daher fokussieren wir uns auf die Maßnahmen mit gutem “Kosten-Nutzen-Verhältnis”. Besonders effektiv hat  sich Online-Werbung herausgestellt.

Welche Online-Werbung ist gut?
Unsere Karte: Anmeldung auf unserer Webseite (damit dein Event auf der Karte sichtbar ist).
Soziale Netzwerke: Nutze deine regionale Rollenspiel-Gruppe z.B. bei Facebook, oder Ahnliches, wenn es so eine gibt, um dort auf den GRT hinzuweisen.
Melde dich in “verwandten” Facebook-Gruppen an, wie z.B. lokalen Brettspiele-Gruppen, Metal-Communities oder dergleichen. Frage aber vorher die Admins der Gruppen, ob Werbung für deine Veranstaltung in Ordnung ist.
Wenn „deine“ Location ebenfalls Social Media nutzt, dann bitte sie, ebenfalls Werbung zu machen.
Banner: Für alles kannst du gerne die Banner nutzen, die wir auf der Webseite extra dafür zur Verfügung stellen.
Foren: Wenn du in Rollenspielforen aktiv bist (z.B. Tanelorn, Cthulhu-Forum, etc.), rede dort über dein Event.

Welche herkömmliche Werbung ist gut?
Plakate: Wir stellen euch Plakate digital zur Verfügung, die ihr euch ausdrucken könnt. Wenn du Zeit hast, hänge sie in der Uni, im Fantasyladen oder dergleichenauf.
Pressemitteilung: Wir haben dir einen Text vorformuliert, den du an die örtliche Presse (z.B. Regionalzeitungen, Radio) senden kannst. Die kursiven Textstellen musst du lediglich mit Infos zu deinem Event ersetzen und schon ist die PM fertig. Wenn der Text fertig ist, finde heraus, an wen du ihn schicken musst. Dazu googelst du am besten nach der konkreten Zeitung und der Stadt in der du wohnst (z.B. “Neue Westfälische Paderborn”), da viele Regionalzeitungen über Lokalredaktionen verfügen, die sich um örtliche Veranstaltungen kümmern. Mit etwas Glück kommt zum GRT-Event dann sogar jemand von der Zeitung vorbei und ihr bekommt einen schönen Print-Bericht!

Schritt 6: Organisatorische Vorbereitung

Die Werbung ist getan. Wie kann ich das GRT-Event vorbereiten?
Das Wichtigste: Sprich mit deinem “Team” von GRT-Helfern durch, wer welche Aufgaben übernimmt, wer wie lange vor Ort ist und welche Spielrunden ihr anbieten wollt.
Legt Verhaltensrichtlinien für euer Event fest. Ihr könnt aber auch einfach unseren verlinkten Text verwenden.

Welche Aufgaben gibt es?
Es muss klar sein, wer das GRT- Paket erhält und wer es zum GRT-Event mitbringt.
Ihr solltet Schere und Tesafilm dabei haben, um vor Ort noch Plakate aufzuhängen (SEHR sinnvoll, wenn ihr das noch nicht getan habt!).
Jemand sollte die ganze Zeit als Ansprechperson zur Verfügung stehen, d.h. jederzeit sollte mindestens eine Person aus dem Team nicht in einer Rollenspielrunde stecken. Es hilft, wenn man sich als Orga-Mensch erkennbar macht, z.B. mittels T-Shirt oder Namensschild.

  • … achte auf deine Körpersprache.
  • … begrüße (neue) GRT-Besucher persönlich (“Bist du wegen des GRT hier? Hier ist das Paket, schau mal rein, XYZ ist verdammt cool!”)..
  • … sorge dafür, dass Runden möglichst bald starten können, wenn Interesse da ist (“Cool, du hast eine Stunde Zeit. Moment, folgende Runde wollte gerade anfangen…”). Aktiviere dazu wenn möglich/nötig auch Leute zum Auffüllen einer Runde.

Spielleitungen: Organisiere Leute, die Spielrunden anbieten. Es kommt nicht darauf an, ob das Spiel auch im GRT-Material dabei ist, wobei das natürlich ein schöner Synergie-Effekt ist.
Rollenspieler*innen zum Auffüllen einer Runde.
Eine Person, die Fotos macht.

Was müssen wir bei den Rollenspielrunden beachten?

  • Leitet ein System, bei dem ihr euch wohlfühlt.
  • Leitet unterschiedliche Systeme und vor allem auch Genres.
  • Bietet Spielleitungen an für unterschiedlich lange Szenarien (60 Minuten Kurzszenario bis 3 oder 4 Stunden)
  • Verwendet Sicherheitsmechaniken.
  • Leitet gerne etwas mit Hilfe des Materials aus dem Paket, da hierfür sicherlich gesteigertes Interesse vorhanden sein wird. Zum hundertsten Mal das gleiche Con-Abenteuer ist zwar besser als nichts, aber, hey, es gibt geiles Zeug im Paket!

Inwiefern unterscheiden sich GRT-Runden von regulären Rollenspielrunden?

  • Klärt mit den Mitspieler*innen unbedingt vorher ab, wieviel Zeit sie haben. Beim GRT sind viele Besucher*innen auch nur mal für 1-2 Stunden vor Ort.
  • Habt unbedingt vorgefertigte Charaktere dabei, dann könnt ihr schneller starten.
  • Seid bereit, den Mitspieler*innen die Regeln kurz zu erklären.

Schritt 7: Nachbereitung

Jetzt bin ich aber platt… was soll ich denn jetzt noch tun?

  • Du kannst uns eine große Freude bereiten, wenn du uns Fotos oder auch einen Nachbericht zu deinem Event schickst.
  • Wenn ein richtiger Nachbericht dir zu viel Arbeit ist, äußere dich über dein Event auf den Social Media Plattformen deiner Wahl, im Tanelorn oder sonstwo im Internet. Verwende am besten den Hashtag „GRT“ mit Jahr, also z.B. #GRT2023. Bitte teile deinen Post mit uns! Wir freuen uns und können weiter teilen)!
  • Sprich deinem Team ein Dankeschön aus und pass auf, dass du Kontaktadressen von allen hast (sofern du diese nicht sowieso schon hattest), fürs nächste Mal.

Ich finde die Idee so toll, ich will was spenden. Wie geht das?
Also, erstmal vielen Dank. Wir haben natürlich intensiv über Spenden nachgedacht. Z.B. könnte man Werbeposter drucken, die die Läden dann ins Fenster hängen könnten… da geht schon was.

Aber unser ganzes Team macht das hier zum Spaß. Wir sind ganz normale Menschen, die für ihr Geld arbeiten müssen und jede*r muss eine Steuererklärung pro Jahr abgeben (worauf wir uns nicht freuen). Wenn der GRT anfängt, Geld anzunehmen, dann müssten wir eine GbR oder einen Verein draus machen und NOCH eine Steuererklärung abgeben. Und Spendenquittungen. Und uns um eine Gemeinnützigkeit bemühen. NOPE NOPE NOPE. Daher danken wir für die Bereitschaft, aber wir versuchen es erst mal ohne.

Anders gesagt: Den GRT vor Ort zu organisieren, Spielrunden anzubieten, andere Menschen zu motivieren und mit ihnen ein tolles Gemeinschaftserlebnis auf die Beine zu stellen, das ist uns viel mehr wert als finanzielle Unterstützung!

Danke dafür. Danke, danke, danke!